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Se acaba el tiempo para asambleas de propiedades horizontales

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El próximo 31 de marzo se vence el plazo para que las propiedades horizontales realicen la asamblea general de cada año. El encuentro está conformado por los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados, reunidos con el quórum y las condiciones previstas en la Ley 675 del 2001 y en el reglamento de cada propiedad.
Liliana Ocampo y María del Pilar Jaramillo, de la Asociación de Administradores de Propiedad Horizontal de Manizales dan pautas para el desarrollo de estas reuniones.

1. ¿Quiénes pueden participar en la Asamblea general de una propiedad horizontal?
Todos los propietarios de bienes privados que integran el edificio o conjunto tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella. Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias son de obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes, para el administrador y demás órganos, y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del edificio o conjunto.

2. Cómo organizarla
* La Asamblea General se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento de propiedad horizontal y dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.
* La citación se hace mediante comunicación enviada a cada propietario de los bienes de dominio particular del edificio o conjunto, a la última dirección registrada por los mismos.
* La citación debe ir acompañada del informe de gestión de la administrador y el presupuesto de gastos y proyectos para esa vigencia para que no tengan que empezar a leer a última hora para poder solicitar ayuda de otra persona

3. El derrotero
* Lo primero es la verificación del quórum. El 51 % de los propietarios es lo que exige la ley, pero puede que el reglamento interno exija más quórum.
* Nombramiento del presidente y el secretario de la reunión
* Se aconseja que los miembros del consejo directivo no lleven poderes para que no sean arte y parte. Que solo representen su predio.
* Lectura del orden del día y su aprobación.
* Nombramiento de la comisión de aprobación del acta de asamblea que se está desarrollando.
* Lectura y aprobación del acta de la asamblea anterior
*  Presentación del informe del revisor fiscal, si hay, pues no es obligatorio donde solo hay viviendas.
* Informe de gestión del administrador y del consejo de administración.
* Estados financieros, balance y peérdidas y ganancias.
* Presupuesto para la vigencia.
* Elección de consejo de administración.
* Elección de administrador. En algunos casos la hace el consejo de administración.
* Elección de los miembros de comité de convivencia, que se exige donde hay más de 30 unidades.
* Proposiciones y varios: derroteros de la asamblea para discutir y tomar decisiones de situaciones extras como cuotas extraordinarias.

En el momento en que por alguna razón ya no haya el 50 % del quórum hay que suspender la reunión tratar de que no se dilate mucho porque la gente se aburre mucho

4. Para minimizar los conflictos durante la reunión
* Indispensable que el presidente de la asamblea sea conciliador, que escuche y que modere las intervenciones.
* Recomiendan tener un reglamento de asambleas, en el que se establezcan límites para las intervenciones. Se recomiendan que sean dos por persona.
* Basarse en el reglamento de convivencia para solucionar la mayoría de problemas que plantean.
* Tener una comisión de recolección de votos, logística.
* Tener en cuenta el horario de la asamblea para que sea fácil que los copropietarios asistan a la reunión, que pueda ir la gran mayoría.

5. ¿Cómo dejar constancia de las reuniones?
*Las decisiones de la asamblea se harán constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse si es ordinaria o extraordinaria, además la forma de la convocatoria, orden del día, nombre y calidad de los asistentes, su unidad privada y su respectivo coeficiente, y los votos emitidos en cada caso.
*En los eventos en que la asamblea decida encargar personas para verificar la redacción del acta, las personas encargadas deberán hacerlo dentro del término que establezca el reglamento, y en su defecto, dentro de los 20 días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva reunión.
*La copia del acta debidamente suscrita será prueba suficiente de los hechos que consten en ella, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. El administrador deberá entregar copia del acta a quien se la solicite.
* Todo propietario a quien se le niegue la entrega de copia de acta, podrá acudir en reclamación ante el Alcalde Municipal o Distrital o su delegado, quien a su vez ordenará la entrega de la copia solicitada so pena  de sanción de carácter policivo.

6. ¿Cuáles son las funciones de la asamblea?
La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:
* Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso, para períodos determinados, y fijarle su remuneración.
* Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo Administrativo y el Administrador.
* Nombrar y remover libremente a los miembros del comité de convivencia para períodos de un año, en los edificios o conjuntos de uso residencial.
* Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.
* Elegir y remover los miembros del consejo de administración y, cuando exista, al Revisor Fiscal y su suplente, para los períodos establecidos en el reglamento de propiedad horizontal, que en su defecto, será de un año.
* Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
* Decidir la desafectación de bienes comunes no esenciales, y autorizar su venta o división, cuando fuere el caso, y decidir, en caso de duda, sobre el carácter esencial o no de un bien común.
* Decidir la reconstrucción del edificio o conjunto, de conformidad con lo previsto en la presente ley.
* Decidir, salvo en el caso que corresponda al consejo de administración, sobre la procedencia de sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley y en el reglamento de propiedad horizontal, con observancia del debido proceso y del derecho de defensa consagrado para el caso en el respectivo reglamento de propiedad horizontal.
* Aprobar la disolución y liquidación de la persona Jurídica.
* Otorgar autorización al administrador para realizar cualquier erogación con cargo al Fondo de Imprevistos de que trata la presente ley.
* Las demás funciones fijadas en esta ley, en los decretos reglamentarios de la misma, y en el reglamento de propiedad horizontal.
* La asamblea general podrá delegar en el Consejo de Administración, cuando exista, las funciones indicadas en el numeral 3 del presente artículo.

7. ¿Y si no convocan a la asamblea ?
Si no fuere convocada la asamblea se reunirá en forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada período presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las 8:00 p.m.

8. ¿Qué pasa si se convoca, pero no hay quórum?
Si convocada la asamblea general de propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial, a las 8:00 p.m., sin perjuicio de lo dispuesto en el reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados. En todo caso, en la convocatoria prevista en el artículo anterior deberá dejarse constancia de lo establecido.

9. ¿Cuántos propietarios tienen que asistir a la asamblea?
Con excepción de los casos en que la ley o el reglamento de propiedad horizontal exijan un quórum o mayoría superior y de las reuniones de segunda convocatoria, la asamblea general sesionará con un número plural de propietarios de unidades privadas que representen, por lo menos, más de la mitad de los coeficientes de propiedad, y tomará decisiones con el voto favorable de la mitad más uno. Para ninguna decisión, salvo la relativa a la extinción de la propiedad horizontal, se podrá exigir una mayoría superior al 70 por ciento de los coeficientes que integran el edificio o conjunto.

10. ¿Cuáles decisiones exigen mayoría del 70 %?
* Cambios que afecten la destinación de los bienes comunes o impliquen una sensible disminución en uso y goce.
* Imposición de expensas extraordinarias cuya cuantía total, durante la vigencia presupuestal, supere cuatro (4) veces el valor de las expensas necesarias mensuales.
* Aprobación de expensas comunes diferentes de las necesarias.
* Asignación de un bien común al uso y goce exclusivo de un determinado bien privado, cuando así lo haya solicitado un copropietario.
* Reforma a los estatutos y reglamento.
* Desafectación de un bien común no esencial.
* Reconstrucción del edificio o conjunto destruido en proporción que represente por lo menos el setenta y cinco por ciento (75%).
* Cambio de destinación genérica de los bienes de dominio particular, siempre y cuando se ajuste a la normatividad urbanística vigente.
* Adquisición de inmuebles para el edificio o conjunto.
* Liquidación y disolución.

Estas decisiones no podrán tomarse en reuniones no presenciales, ni en reuniones de segunda convocatoria, salvo que en este último caso se obtenga la mayoría exigida por esta ley.

10. ¿Se pueden impugnar las decisiones de la asamblea?
Las decisiones de la asamblea se pueden impugnar dentro de los dos meses siguientes a la comunicación o publicación del acta en la que consta la decisión a impugnar. Esto significa que los dos meses no necesariamente se cuentan desde la fecha en que se celebró la asamblea, sino desde la fecha en que se comunica o publica el acta respectiva, lo cual no se hace sino hasta que el acta ha sido aprobada, y el acta no siempre se aprueba en la misma fecha en que se realiza la asamblea.

La Asociación, con 25 afiliados
Ser una institución de apoyo y guía para los administradores de propiedad horizontal es el objetivo de la asociación que crearon y lideran Liliana Ocampo y María del Pilar Jaramillo, que tiene varios años de experiencia en el ramo. La entidad está legalmente constituida desde el 1 de octubre del año pasado y tiene 25 afiliados, pero la idea, según Liliana, es llegar a todas las propiedades de este tipo en Manizales.
“Hicimos un diplomado con la Universidad Nacional. Este plan lo retomamos hace dos años, luego de que hace una década se empezó un proyecto parecido, pero no dio resultado. Hemos ido trabajando en capacitaciones y reuniones para escuchar experiencias”, señala Ocampo.
Asegura que el mayor obstáculo es que en algunas propiedades la administración es muy cambiante, por lo que se deben actualizar constantemente los conocimientos de quienes van llegando. “La afiliación cuesta $ 65 mil y la mensualidad, $ 15 mil. Estamos en el proceso de darla a conocer, ya distribuimos 850 plegables e información por correo electrónico”.
Ocampo tiene 11 años de experiencia, de los cuales ocho los dedicó a administrar un centro comercial y en la actualidad tiene a su cargo tres propiedades horizontales. Por su parte, Jaramillo tiene 15 años de experiencia en administración de propiedades residenciales.

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